Antes de iniciar o processo formal de aquisição para a substituição faseada da empilhadeira antiga, a equipa de gestão das instalações deve primeiro concluir o trabalho de triagem de dados básicos em todo o local. É aconselhável fazer um inventário completo de todas as unidades de empilhadeira antigas em uso no local, registrar as horas de operação acumuladas, a frequência anual de falhas, os dados tradicionais de consumo de energia e o grau de envelhecimento dos componentes de segurança de cada unidade e marcar as unidades que apresentam riscos potenciais de operação e as unidades que podem continuar a operar de forma estável por 1 a 2 anos, para tornar clara a sequência prioritária da substituição faseada. A equipe também precisa alinhar o ritmo de substituição com o progresso geral do planejamento das instalações, consultar a altura da prateleira de armazenamento recém-ajustada, largura do canal de operação, tonelagem de manuseio de carga convencional e densidade de atividade de pessoal de diferentes áreas funcionais e resolver requisitos de desempenho diferenciados para empilhadeiras a serem colocadas em diferentes zonas, o que pode efetivamente evitar o problema de parâmetros de equipamento incompatíveis que reduzem a eficiência geral da operação.

O segundo lembrete de aquisição principal concentra-se na contabilidade de custos de todo o ciclo de vida. Muitas equipes de aquisição prestam atenção apenas ao custo de compra única de novas empilhadeiras elétricas no processo de seleção, ignorando a avaliação do custo de operação de longo prazo. Sugere-se calcular o custo total de cada esquema de aquisição opcional em 3 a 5 anos, incluindo consumo médio de energia por hora de trabalho, custo de manutenção de rotina, acessibilidade de fornecimento de peças sobressalentes e valor residual após o período de serviço, para selecionar o esquema com benefício abrangente ideal, em vez de escolher cegamente a cotação única mais baixa, o que pode trazer maior carga de operação de acompanhamento. O tempo de entrega e comissionamento de cada lote de novo equipamento deve ser organizado na janela de operação fora de pico do armazém, para minimizar interrupções desnecessárias ao trabalho normal de movimentação de carga.

O terceiro lembrete importante abrange a verificação da segurança e o apoio à coordenação de recursos. Todas as empilhadeiras elétricas selecionadas devem cumprir as especificações locais de segurança da operação industrial e concluir o teste sem carga e com carga nominal antes da colocação formal em uso, enquanto o treinamento de habilidades de operação correspondente deve ser organizado com antecedência para os operadores no local. A equipe de instalações também deve completar sincronicamente o layout das instalações de carregamento de suporte e zonas de estacionamento dedicadas para empilhadeiras de acordo com o cronograma de substituição faseada, para garantir que cada lote de equipamento novo possa ser colocado em uso sem problemas após a chegada. Um período de transição razoável pode ser reservado entre dois lotes de substituição adjacentes e parte das empilhadeiras antigas qualificadas pode ser mantida como unidades de espera durante a transição, para lidar com as demandas temporárias de manuseio de pico e evitar lacunas de operação causadas pelo número insuficiente de novas unidades.