قبل بدء عملية الشراء الرسمية لاستبدال الرافعة الشوكية القديمة على مراحل ، يجب على فريق إدارة المرافق أولاً إكمال أعمال فرز البيانات الأساسية للموقع الكامل. يُنصح بإجراء جرد كامل لجميع وحدات الرافعة الشوكية القديمة قيد الاستخدام في الموقع ، وتسجيل ساعات التشغيل المتراكمة ، وتكرار الفشل السنوي ، وبيانات استهلاك الطاقة التقليدية ودرجة تقادم مكونات السلامة لكل وحدة ، وتحديد الوحدات التي تشكل مخاطر تشغيل محتملة والوحدات التي يمكن أن تستمر في العمل بثبات لمدة 1 إلى 2 سنوات ، لتوضيح تسلسل الأولوية للاستبدال التدريجي. يحتاج الفريق أيضًا إلى مواءمة إيقاع الاستبدال مع التقدم العام في تخطيط المرافق ، والرجوع إلى ارتفاع رف التخزين المعدل حديثًا ، وعرض قناة التشغيل ، وحمولة مناولة البضائع التقليدية وكثافة نشاط الأفراد في المجالات الوظيفية المختلفة ، وفرز متطلبات الأداء المتباينة للرافعات الشوكية ليتم وضعها في مناطق مختلفة ، والتي يمكن أن تتجنب بشكل فعال مشكلة معلمات المعدات غير المتطابقة التي تقلل من كفاءة التشغيل الإجمالية.

يركز تذكير المشتريات الأساسي الثاني على محاسبة تكاليف دورة الحياة الكاملة. لا تهتم العديد من فرق المشتريات إلا بتكلفة الشراء لمرة واحدة للرافعات الشوكية الكهربائية الجديدة في عملية الاختيار ، مع تجاهل تقييم تكلفة التشغيل طويلة الأجل. يُقترح حساب التكلفة الإجمالية لكل مخطط شراء اختياري في 3 إلى 5 سنوات ، بما في ذلك متوسط استهلاك الطاقة لكل ساعة عمل ، وتكلفة الصيانة الروتينية ، وإمكانية الوصول إلى إمدادات قطع الغيار والقيمة المتبقية بعد فترة الخدمة ، لتحديد المخطط بفائدة شاملة مثالية ، بدلاً من اختيار أقل عرض أسعار لمرة واحدة بشكل أعمى مما قد يؤدي إلى زيادة عبء عملية المتابعة. يجب ترتيب وقت التسليم والتشغيل لكل دفعة من المعدات الجديدة في نافذة التشغيل غير الذروة للمستودع ، لتقليل الانقطاع غير الضروري لأعمال مناولة البضائع العادية.

يغطي التذكير المهم الثالث التحقق من السلامة ودعم تنسيق الموارد. يجب أن تفي جميع وحدات الرافعة الشوكية الكهربائية المختارة بمواصفات سلامة العمليات الصناعية المحلية ، وأن تكمل اختبار عدم التحميل والحمل المقدر قبل بدء الاستخدام الرسمي ، بينما يجب ترتيب التدريب على مهارات التشغيل المقابلة للمشغلين في الموقع مسبقًا. يجب على فريق المرافق أيضًا إكمال تخطيط مرافق الشحن الداعمة ومناطق وقوف الرافعات الشوكية المخصصة بشكل متزامن وفقًا لجدول الاستبدال التدريجي ، لضمان إمكانية استخدام كل دفعة من المعدات الجديدة بسلاسة بعد الوصول. يمكن حجز فترة انتقالية معقولة بين دفعتين متجاورتين ، ويمكن الاحتفاظ بجزء من الرافعات الشوكية القديمة المؤهلة كوحدات احتياطية أثناء الانتقال ، للتعامل مع متطلبات معالجة الذروة المؤقتة وتجنب فجوة التشغيل الناتجة عن عدم كفاية عدد الوحدات الجديدة.